FAQ – Stratégie numérique

Nous avons identifié les principales questions que vous pourriez vous poser dans le cadre du suivi des projets de la Stratégie numérique de l’Enseignement de Promotion sociale et de l’enseignement supérieur du Plan de relance européen.

Général

Le cadre global est fixé par le règlement (UE) 2021/241. Les éléments du plan national pour la reprise et la résilience doivent également être pris en compte. Le décret-programme du 14/07/2021 précise certains principes. Vous trouverez les appels et circulaires sur Enseignement.be.

La répartition des fonds alloués à la FW-B est actée par AGCF. Le respect des règles édictées par ces documents peut avoir un impact sur le futur.

Les contrôles progressifs ont pour objectif de vérifier la ligne directrice des projets d’établissement et le respect des principes qui ont édicté ces règlementations : DNSH, attention aux publics en fractures numériques (y compris féminin), publics en situation de vulnérabilité.

L’échéancier remis lors du dépôt du projet était prévisionnel. Un échéancier est un document de travail, il est amené à évoluer. Si la modification de la programmation calendrier est limitée (décalage d’une action d’un mois par exemple),  elle est simplement actée dans le rapport qualitatif. Une mise à jour de l’échéancier sera remise chaque année avec le rapport qualitatif.

Si le retard est plus important, l’échéancier devra faire l’objet d’une mise à jour mais le retard devra également être décrit et justifié dans le rapport qualitatif. Les raisons du retard devront être établies et faire l’objet d’une approche réflexive. Les contacts réguliers avec le CRP permettent de mesurer l’importance de ces changements.

Chaque établissement bénéficie d’un accompagnement annuel dont les échéances sont reprises ci-dessous.

Sept – décembreSoutien sur placeCRP
Janvier-juinSoutien sur placeCRP
31 marsEnvoi du rapport financierService financier
30 juinEnvoi du rapport qualitatifCRP

À tout moment l’établissement peut prendre contact avec son référent du CRP.

Un échantillonnage sera également effectué parmi les établissements lauréats pour les contrôles sur place. Les modalités de ces contrôles seront communiquées en temps voulu.

Pour rappel, le cadre global est fixé par le règlement (UE) 2021/241. Les éléments du plan national pour la reprise et la résilience doivent également être pris en compte. Le décret-programme du 14/07/2021 précise certains principes. La répartition des fonds alloués à la FW-B est actée dans les AGCF. Le respect des règles édictées par ces documents peut avoir un impact sur le futur.

Les contrôles progressifs ont pour objectif de vérifier la ligne directrice des projets d’établissement et le respect des principes qui ont édictés ces règlementations : DNSH, attention aux publics en fractures numériques (y compris féminin), publics en situation de vulnérabilité.

La responsabilité du pouvoir organisateur est engagée sur le respect de ce cadre, au même titre que l’établissement. La mise à disposition des documents, le respect des clauses DNSH lors du lancement d’un marché public, le suivi budgétaire peut donc relever d’un établissement ou d’un pouvoir organisateur.

Le modèle a été communiqué dans le guide du printemps 2022. Quelques coquilles s’y étaient glissées, voici la nouvelle version (télécharger le document type de timesheet).

Des timesheets doivent être complétées par les personnes qui ont été engagées dans le cadre du projet (nouveau contrat de travail ou détachement). Ces documents accompagneront les rapports financier et qualitatif. Le temps passé sur les tâches du projet sera identifié. Cette complétion permet de justifier la subvention européenne et de rendre lisible l’avancement des actions (dont l’ensemble sera détaillé dans le tableau des actions annexé au rapport qualitatif et commenté).

Suivi budgétaire

La partie fixe correspond à 70% du budget prévisionnel remis par l’établissement. Le montant est précisé dans l’AGCF (arrêté du Gouvernement de la Communauté Française) du printemps 2022.

Le versement de la première partie de la subvention a eu lieu à l’été 2022 via les comptes bancaires renseignés lors du dépôt des projets. Les subventions ont été délivrées via les pouvoirs organisateurs dans de nombreux cas.

Cette première partie correspond à 80% de la partie fixe.

  • Le montant hors TVA correspond à la subvention européenne,
  • la TVA correspondante est une subvention de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Concrètement la somme des deux subventions correspond à 80% de la partie fixe et a été versée en deux parties.

Le solde de 20% est versé à la remise du rapport financier et des pièces justificatives (justifiant au minimum le montant de la subvention allouée). Une déclaration de créances peut être introduite, lorsque la partie fixe a été soldée, et ce en dehors des échéances du rapport financier. Le solde sera versé dans les 30 jours après la réception des documents à condition que toutes les pièces soient conformes.

Au début de l’année 2023, des informations seront communiquées concernant la partie variable de la subvention. Cette partie de la subvention fera l’objet d’un AGCF similaire au premier.

Le solde de 20% est versé à la remise du rapport financier et des pièces justificatives (justifiant au minimum le montant de la subvention allouée). Une déclaration de créances peut être introduite, dès que la partie fixe a été soldée.

Le solde sera versé dans les 30 jours après la réception des documents à condition que toutes les pièces soient conformes.

Un canevas a été mis à disposition via le guide communiqué en mars 2022. Il est également disponible (télécharger le canevas rapport financier EES ).

Chaque 31 mars, au plus tard, le rapport financier de chaque projet est envoyé à la cellule budgétaire de la DGESVR. Celui-ci indique les dépenses de l’année civile précédente. Le premier rapport financier sera donc envoyé au plus tard le 31 mars 2023 et signalera l’ensemble des dépenses effectuées pour l’année 2022.

Lorsque les factures liées à ce rapport reprennent des dépenses qui n’entrent pas dans le cadre du projet ou qui ne relèvent pas de la subvention, une identification claire des montants concernés par la subvention européenne doit être effectuée par établissement.

Les rapports sont envoyés par courriel via l’adresse comptabilite.eps@cfwb.be et par courrier à l’administration, à l’adresse suivante :

Ministère de la FWB – AGE – DGESVR
C/O Etienne GILLIARD
Directeur général
Rue A. Lavallée 1
1080 BRUXELLES

Ces rapports sont accompagnés :

  • des pièces comptables probantes justifiant chaque dépense. Ces pièces, classées et numérotées doivent mentionner :
  • la date de la dépense et de son paiement ;
  • sa nature ;
  • l’émetteur ;
  • l’éventuelle note de crédit correspondante ;
  • d’un tableau récapitulatif, établi par poste de frais, reprenant l’ensemble de ces pièces. Ce tableau est signé et certifié « sincère et véritable » par l’autorité compétente de l’établissement.

Si un bénéficiaire n’engage aucune dépense pour une année comptable, il transmet un rapport financier mentionnant qu’il n’a réalisé aucune dépense. Le rapport qualitatif est lui maintenu dans son intégralité.

Un canevas a été mis à disposition via le guide communiqué en mars 2022. Il est également disponible ici (télécharger le canevas rapport financier).

Chaque 31 mars, au plus tard, le rapport financier de chaque projet est envoyé à la cellule budgétaire de la DGESVR. Celui-ci indique les dépenses de l’année civile précédente. Le premier rapport financier sera donc envoyé au plus tard le 31 mars 2023 et signalera l’ensemble des dépenses effectuées pour l’année 2022.

Lorsque les factures liées à ce rapport reprennent des dépenses qui n’entrent pas dans le cadre du projet ou qui ne relèvent pas de la subvention, une identification claire des montants concernés par la subvention européenne doit être effectuée par établissement.

Les rapports sont envoyés par courriel via l’adresse comptabilite.eps@cfwb.be et par courrier à l’administration, à l’adresse suivante :

Ministère de la FWB – AGE – DGESVR
C/O Etienne GILLIARD
Directeur général
Rue A. Lavallée 1
1080 BRUXELLES

Ces rapports sont accompagnés :

  • des pièces comptables probantes justifiant chaque dépense. Ces pièces, classées et numérotées doivent mentionner :
  • la date de la dépense et de son paiement ;
  • sa nature ;
  • l’émetteur ;
  • l’éventuelle note de crédit correspondante ;
  • d’un tableau récapitulatif, établi par poste de frais, reprenant l’ensemble de ces pièces. Ce tableau est signé et certifié « sincère et véritable » par l’autorité compétente de l’établissement.

Si un bénéficiaire n’engage aucune dépense pour une année comptable, il transmet un rapport financier mentionnant qu’il n’a réalisé aucune dépense. Le rapport qualitatif est lui maintenu dans son intégralité.

Suite à l’envoi du rapport, un accusé de réception sera envoyé, par courrier électronique, endéans les 3 jours ouvrables par les agents traitants.

Chaque année, à partir de 2023 jusqu’en 2026, l’administration effectue un suivi comptable sur pièces, lors de la réception des rapports financiers annuels, afin d’obtenir toutes les garanties de la bonne utilisation des subventions.

Ce suivi porte sur :

– la complétude du dossier ;
– l’admissibilité des dépenses ;
– la correspondance des dépenses avec le budget prévisionnel ;
– le respect de la législation sur les marchés publics ;
– la vérification de complémentarité d’action.

En plus des contrôles sur pièces, l’administration effectue une visite sur place dans certains établissements bénéficiaires sur base d’un échantillonnage. Cette visite sur place peut s’effectuer jusqu’à 7 ans après la liquidation du solde de la subvention. Le bénéficiaire est donc tenu de conserver tout document, facture, extrait de compte, justificatif, liés à la réalisation du projet. Si un établissement est sélectionné pour une visite sur place, l’administration prend contact avec la direction de l’établissement afin de fixer une date pour le contrôle. Elle communique également l’objet de la visite de contrôle et les principaux documents à mettre à disposition.

Le co-financement est autorisé mais il faut avertir les agents traitants de la Fédération Wallonie-Bruxelles et justifier ce co-financement dans les rapports financier et qualitatif.

Lorsque les factures liées au rapport reprennent des dépenses qui ne relèvent pas de la subvention, une identification claire des montants concernés par la subvention européenne (de chaque établissement) doit être effectuée sur ces factures. Ces indications doivent permettre d’identifier quelles parties de chaque facture relèvent de la subvention RRF par établissement.

Certains lots du marché-cadre de la Région Wallonne (École Numérique) entrent dans les conditions émises par l’Europe. Celui du Segec également. Le CRP examine les nouvelles demandes et peut indiquer quels marchés sont autorisés après concertation avec d’autres services si nécessaire. Un mail peut donc être envoyé à l’adresse rrf.dgesvr@cfwb.be.

Les licences dématérialisées sont, en principe, exemptes de clauses DNSH lors de l’achat. Pour être complet, le fournisseur des licences, adjudicataire, devrait présenter une démarche attentive aux aspects DNSH. Le CRP peut être contacté en cas de doute. 

Des factures de 2022 antérieures au choix des lauréats peuvent être inclues. Un appel à la prudence est lancé puisque les factures doivent présenter des dépenses pour des éléments prévus dans le projet.  

Une facture de 2022 qui serait préalable au moment de la réception de la subvention et qui s’inscrit dans le projet, peut faire partie du rapport. La règlementation des marchés publics et les normes DNSH s’appliquent également à ces achats et doivent être explicites.   

Une simple notification de rapport financier sans objet est envoyée par mail. Le rapport qualitatif est, lui, maintenu. 

Lorsque l’apport sur fonds propres était prévu dans le projet initial, il doit être rappelé et identifié dans le rapport financier.

Lorsque l’apport en fonds propres n’était pas prévu dans le projet validé par le jury, une explication de cet apport devra être faite dans les rapports financier et budgétaire.

Lorsque les factures liées au projet reprennent des dépenses sur fonds propres, une identification claire des montants concernés par la subvention européenne doit être effectuée sur ces factures. Ces indications doivent permettre de reconnaître quelles parties de la facture relèvent de la subvention RRF par établissement.

L’apport de fonds propres relève d’une décision d’établissement. Le montant des 30% de la partie variable, une fois connu, ne fera pas l’objet de modification et pourrait ne pas couvrir les achats liés aux fonds propres.

En attendant de connaître le pourcentage de la partie variable de la subvention européenne, un établissement peut choisir d’avancer des fonds en indiquant alors sur les factures qu’il s’agit d’une « avance sur fonds propres ». Il ne pourra toutefois récupérer que le montant alloué de la partie variable (inférieure à 30%).

L’administration effectue un suivi comptable sur pièces, lors de la réception des rapports financiers annuels, afin d’obtenir toutes les garanties de la bonne utilisation des subventions.

Ce suivi porte sur :

– la complétude du dossier ;
– l’admissibilité des dépenses ;
– la correspondance des dépenses avec le budget prévisionnel ;
– le respect de la législation sur les marchés publics ;
– la vérification de complémentarité d’action.

En plus des contrôles sur pièces, l’administration effectue une visite sur place dans certains établissements bénéficiaires sur base d’un échantillonnage. Cette visite sur place peut s’effectuer jusqu’à 7 ans après la liquidation du solde de la subvention. Le bénéficiaire est donc tenu de conserver tout document, facture, extrait de compte, justificatif, liés à la réalisation du projet. Si un établissement est sélectionné pour une visite de contrôle sur place, l’administration prend contact avec la direction de l’établissement afin de fixer une date pour le contrôle. Elle communique également l’objet de la visite et les principaux documents à mettre à disposition.

La collaboration avec un pouvoir organisateur dans le cadre de la mise sur pied du projet doit permettre le même suivi. Lors des contrôles la mise à disposition des documents pourra être organisée sur le site de l’établissement puisque l’établissement sera averti du contrôle. Chaque établissement est donc amené à rendre son propre rapport financier annuel (ce n’est pas le Pouvoir Organisateur qui rend un rapport global pour les établissements qui dépendent de lui).

Suivi qualitatif

Les objectifs des rapports qualitatifs sont d’expliciter l’état de progression. Il faut également y relater les changements par rapport au projet initial et les raisons de ces changements. Ils contiennent également l’identification, la quantification et qualification des acteurs et des publics.

Pour cela, une structure en 3 points a été proposée dans le canevas du rapport qualitatif (télécharger le canevas de rapport qualitatif) :

  • Rappel de la stratégie numérique existante et des axes principaux développés dans le projet ;
  • Description des activités ;
  • Approche réflexive (changements – acteurs – publics).

Les activités sont décrites dans le corps du rapport mais font également l’objet d’une évaluation quantitative de chaque public atteint. Pour cela, le tableau des actions permet d’établir pour chaque action menée le public ciblé mais également le niveau de compétences numériques visé par action et le genre du public. Ces éléments font partie du cadre posé par l’Europe pour le plan de relance. Le tableau fait l’objet de la question suivante.

Au fur et à mesure du déroulement du projet, il est opportun de penser à rapporter les activités dans le tableau des actions (télécharger le tableau des actions pour l’EPS ou télécharger le tableau des actions pour l’EES).

La première feuille du tableau reprend les informations d’identification de l’établissement. Il est également nécessaire d’indiquer le nombre total d’étudiants inscrits dans l’établissement pour l’année scolaire concernée ainsi que le nombre de membres du personnel. Cette première feuille rappelle également certains éléments concernant la deuxième feuille : le type d’enseignement dispensé et surtout le niveau de compétences numériques visé. Afin de répondre à une exigence européenne, le niveau de compétences numériques visé pour le public concerné par les actions des projets doit être identifié. Basé sur la classification des profils du DigComp, le niveau de compétences visé par l’action est identifié sur une échelle de 4 (débutant, intermédiaire, avancé et expert). Les définitions de chaque niveau sont rappelées dans la première feuille. Les compétences visées peuvent relever de la formation d’un citoyen accompli. Le domaine d’études de l’apprenant peut également nécessiter des compétences numériques, elle relève alors de la catégorie académique. Certaines compétences peuvent agir sur ces deux terrains, sans doute à des niveaux différents. Les niveaux visés sont identifiés pour chaque action dans la colonne adéquate de la deuxième feuille.

Chaque ligne du tableau concernera une action destinée à un public. Toute action fera l’objet d’une ligne du tableau. En renseignant le nombre de personnes concernées, le calcul du pourcentage sera automatique en fonction du nombre total de personnes de l’établissement renseigné en feuille 1.

Le public d’une action peut être lié à une Unité d’enseignement précise. Les chiffres d’inscriptions à cette UE sont alors complétés dans les colonnes adéquates.

Le public de certaines actions peut sortir du cadre d’une UE. Dans ce cas, les chiffres réels de participation à l’action sont indiqués dans le tableau des actions. Un document annexe devra alors être complété : le document de participation permet de conserver une preuve pour le suivi européen. Il est utilisé comme document à faire signer ou renseignant simplement les numéros étudiants ou matricule des personnes participantes.

L’article 34(§2) du règlement RRF impose de reconnaître l’origine et d’assurer la visibilité du financement de l’Union européenne.

Lorsqu’une salle informatique est aménagée, améliorée ou renouvelée grâce au financement européen, une affiche de taille A3 minimum sera apposée dans la pièce (de manière visible mais en respectant les règlements et habitudes d’affichage de chaque établissement). Cette affiche met en évidence le logo « Financé par l’Union européenne – NextGenerationEU » et le logo de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Elle mentionne également le nom de la stratégie mise en place par l’établissement ou le nom du projet, la liste du matériel financé par le plan de relance présent dans la salle et toute information jugée utile par l’établissement. Un canevas d’affiche dans lequel l’établissement peut intégrer son logo, est disponible (télécharger le dossier compressé des affiches aux différents formats).

Certains projets présentent des éléments invisibles pour l’usager final (amélioration du wifi et des réseaux par exemple). Ces parties de projets devront également faire l’objet d’une affiche (toujours dans le respect des règles d’affichage de chaque établissement). L’affiche mettra en évidence le logo « Financé par l’Union européenne – NextGenerationEU » et celui de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Lorsqu’il est affiché en association avec d’autres logos, l’emblème de l’UE doit être affiché de manière au moins aussi visible que les autres logos et avoir au moins la même taille que le plus grand des autres logos. L’affiche mentionne également le nom de la stratégie mise en place par l’établissement ou le nom du projet, la liste du matériel financé par le plan de relance et concerné par cette partie du projet ainsi que toute information jugée utile par l’établissement. Elle est placée dans un espace public, cohérent avec la partie du projet mentionnée.

Si un établissement organise une action de communication (vers les journalistes ou le grand public), celui-ci s’engage lors de cette action à mentionner clairement la provenance des fonds nécessaires pour le développement du projet, c’est-à-dire la part relevant du financement européen et ce en utilisant le logo « Next GenerationEU » et celui de la Fédération Wallonie-Bruxelles dans ses communications. Communiqué de presse, conférence de presse, réseaux sociaux ou événements, par exemple, sont concernés.

Le personnel engagé pour le projet dans le cadre de la subvention européenne intègre les logos, notamment, dans la signature électronique de ses échanges.

Oui, le matériel mobile doit également être identifié de manière visible. Une version autocollante de l’affiche peut être une solution. Si le format A3 n’est pas utilisable, une communication visible  et adaptée au format du matériel doit être apposée.

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