Appel à projets – Stratégie numérique pour l’Enseignement supérieur

Nous avons identifié les principales questions que vous pourriez vous poser dans le cadre de l’appel à projets dans le cadre de la Stratégie numérique de l’Enseignement supérieur de plein exercice (Plan de relance européen). Vous trouverez les appels et circulaires sur Enseignement.be.

Définition

Oui, voici l’enregistrement du webinaire du 8 octobre 2021.

L’acronyme RRF signifie Recovery and Resilience Facility, soit en français la Facilité pour la Reprise et la Résilience. C’est un plan de relance européen dont l’objectif est d’atténuer les conséquences économiques et sociales de la pandémie de COVID-19. Ce plan vise à rendre les économies et les sociétés européennes plus durables, plus résilientes et mieux préparées aux défis posés par les transitions écologique et numérique et aux possibilités qu’elles offrent.

Le Centre de Ressources Pédagogiques, CRP est un service de l’administration générale de l’enseignement de la Fédération Wallonie Bruxelles. Une de ses principales missions est l’accompagnement des enseignants de l’enseignement de Promotion sociale pour la création de cours en ligne et pour toute question portant sur l’intégration du numérique dans l’enseignement.

Dans le cadre de RRF, il intervient également en soutien de l’enseignement supérieur de plein exercice.

SUBside est un service en ligne qui permet de gérer les demandes et suivis liés à la gestion des subventions et des demandes individuelles. Il permet de : rechercher un dispositif d’aide, déposer un dossier de demande, suivre l’instruction et le paiement des dossiers liés.

C’est sur cette plateforme qu’il faut s’inscrire pour compléter un dossier de l’appel à projet.

L’acronyme DNSH signifie « Do no significant harm », soit en français ne pas causer de préjudice important. Il s’agit d’un principe défini par le Règlement européen sur les investissements durables (UE, 2020).

Ce principe DNSH préconise de respecter 6 objectifs environnementaux :

  • l’atténuation du changement climatique,
  • l’adaptation au changement climatique,
  • l’utilisation durable et la protection des ressources aquatiques et marines,
  • la transition vers une économie circulaire,
  • la prévention et la réduction de la pollution,
  • la protection et la restauration de la biodiversité et des écosystèmes.

SUBside

  • Il faut identifier une personne responsable du dossier. Le projet est déposé pour un établissement au nom du pouvoir organisateur par la personne mandatée. Cette personne s’inscrit en tant que personne morale, et non en tant que personne physique.
  • Le numéro BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) ou le numéro d’unité d’établissement (numéro matricule de l’établissement) à 10 chiffres est indispensable avant de commencer.
  • Une adresse mail doit être renseignée. Cette adresse ne peut être associée qu’à un, et un seul compte. Les notifications, état d’avancement et messages importants concernant le suivi de votre projet seront envoyées sur cette seule adresse mail. L’adresse mail utilisée pour l’inscription ne pourra pas être modifiée par la suite.

Nous vous rappelons l’importance de concevoir votre projet de manière concertée. Sur SUBside, seule la personne mandatée, inscrite comme personne morale, peut introduire le dossier.

Les informations administratives sont à récolter auprès des instances (établissement et pouvoir organisateur).

  • L’adresse mail utilisée pour l’inscription ne pourra pas être modifiée par la suite.
  • En plus d’un choix d’adresse mail unique, il est important d’enregistrer régulièrement les informations que vous encodez dans SUBside. Un bandeau rouge apparait régulièrement pour vous le rappeler.
  • L’encodage complet de votre dossier peut être réalisé en plusieurs sessions. L’enregistrement vous permet de quitter SUBside et d’y revenir autant de fois que nécessaire. La navigation est facilitée grâce aux onglets qui surplombent les champs à compléter.
  • Une fois tous les champs remplis, n’oubliez pas de valider votre formulaire afin qu’il soit transmis à l’administration.
  • Si vous oubliez un élément avant de clôturer et de valider votre dossier, SUBside vous le signale et l’indique en rouge.

Nous vous rappelons l’importance de concevoir votre projet de manière concertée. Nous vous conseillons que seule la personne mandatée complète le dossier.

Si certains champs vous questionnent, n’hésitez pas à sauver votre travail avant de consulter votre équipe et revenir dans SUBside par la suite.

La première chose à faire est d’entrer en contact avec l’équipe du CRP (rrf.dgesvr@cfwb.be) et celle de SUBside (subside@cfwb.be) par mail en précisant la nature du problème (avec capture d’écran des messages reçus par exemple).

En attendant que le problème soit résolu, vous pouvez préparer les réponses aux différentes questions. Pour ce faire, voici des captures d’écran des différentes étapes et questions du formulaire de dépôt de projet(Stratégie numérique pour l’enseignement supérieur et de promotion sociale).

Télécharger les captures d’écran du formulaire SUBside (PDF)

En plus de ces différentes questions, n’oubliez pas de préparer les documents à joindre et qui seront à déposer en fin de questionnaire :

  • la présentation du projet ;
  • le budget prévisionnel et le calendrier ;
  • la lettre d’engagement.

Des documents type, modèles sont disponibles pour le budget prévisionnel et le calendrier ainsi que la lettre d’engagement sur le site Enseignement.be.

Éligibilité / évaluation des projets

La circulaire reprend les critères et la grille complète d’évaluation.

Le montant du droit de tirage a été communiqué à chaque établissement. Si chacun des critères est atteint à hauteur de 50%, le projet sera lauréat.

Pour cet appel, chaque établissement ne peut déposer qu’un projet.

Un marché public est un contrat conclu à titre onéreux entre un acheteur public et des personnes publiques ou privées, et qui répond aux besoins de cet acheteur public en matière de fournitures, services et travaux.

Une fois lauréat, les acquisitions de matériel devront donc répondre à la règlementation sur les marchés publics.

De plus, dans le cadre du présent appel à projet, les cahiers spéciaux des charges des marchés publics devront, en outre, contenir des conditions spécifiques liées au principe DNSH.

Le projet doit respecter les montants fixe et variable attribués dans le cadre du droit de tirage. Le formulaire prévoit toutefois que si, pour la cohérence du projet, d’autres achats sont nécessaires, il soit mentionné à quels autres budgets les montants des achats surnuméraires seront affectés. L’utilisation de fonds propres doit être clairement identifiée.

Au niveau du recrutement de personnel, est éligible uniquement l’accompagnement :

  • des enseignants dans l’identification des pratiques techno-pédagogiques pertinentes,
  • des étudiants et les membres du personnel dans l’appropriation des outils et méthodes liés aux compétences numériques en éducation.

La gestion administrative du projet ne pourra pas être couverte par un engagement de personnel dans le cadre de l’appel.

Un projet peut présenter plusieurs dimensions en fonction des thèmes ou en fonction des sections/départements et publics ciblés mais l’ensemble doit être cohérent.

Matériel et maintenance de matériel acquis préalablement à l’octroi des subsides liés au projet du plan de relance ne sont pas éligibles.

La maintenance de matériel acquis dans cadre du projet RRF n’est pas éligible, sauf si elle est comprise dans le contrat d’achat.

Si des travaux dans l’infrastructure sont nécessaires, le matériel impliquant des travaux de câblage n’est pas éligible.

Le coût d’un abonnement déjà souscrit ne pourra pas être pris en charge (logiciel, wifi, maintenance…).

Oui, à condition qu’ils soient liés à la viabilité des activités pédagogiques du projet.

L’achat de ces services est éligible, à condition qu’il soit démontré que leur utilisation sera liée à des activités pédagogiques et développement de compétences liés au projet. Dans ce cas, attention à la complémentarité avec d’autres actions.

L’achat de licences n’est pas conditionné à l’achat de matériel.

Le coût d’un abonnement déjà souscrit ne pourra pas être pris en charge.

Oui. En matière de licences, les établissements d’enseignement peuvent bénéficier dans certains cas de conditions particulières liées à l’enseignement (licences éducation).

Les projets transversaux ou touchant un maximum d’étudiants rencontreront plus facilement le critère d’ampleur des appels (critères annexés à la circulaire).

Les projets prenant en compte la transférabilité des compétences acquises dans un projet très spécifique compenseront le faible ratio.

Aux étudiants pour leur permettre de s’approprier les outils et méthodes liés aux compétences numériques particulières en éducation.

Aux enseignants afin de développer des pratiques techno pédagogiques pertinentes.

Oui, la stratégie de l’établissement peut inclure l’engagement d’un ou plusieurs techno-pédagogues. Les contrats sont des contrats à durée déterminée (liée au financement européen du projet).

L’objectif de l’appel est de développer les compétences numériques des étudiants et des enseignants, de permettre aux premiers de suivre les cours (à distance comme en présentiel) et aux seconds de concevoir des outils didactiques numériques adéquats. Les étudiants devront donc être les bénéficiaires du matériel choisi.

L’achat de matériel pour les enseignants est permis si celui-ci sert à la conception didactique.

Les projets peuvent comprendre des dépenses en matière de développement des compétences numériques via la participation à des formations ou le recours à du personnel.

Formation

L’achat de prestations de formation à un organisme ou à un prestataire indépendant doit être réalisé via des marchés publics.

Frais de personnel

Les frais de personnel spécifique sont éligibles pour l’accompagnement :

  • des enseignants dans l’identification des pratiques techno-pédagogiques pertinentes ;
  • des étudiants et des membres du personnel dans l’appropriation des outils et méthodes liés aux compétences numériques en éducation.

D’un point de vue contractuel, il existe trois possibilités.

  • Recrutement externe

Le personnel est recruté sous contrat temporaire payé par l’établissement (à temps plein ou à temps partiel).

  • Recrutement interne – personnel temporaire déjà en fonction

Ces missions peuvent également faire l’objet d’une augmentation de charge sous la forme d’un contrat à durée déterminée pour un membre du personnel temporaire déjà présent dans l’établissement.

  • Recrutement interne – personnel statutaire

Un membre du personnel nommé peut aussi solliciter un congé pour mission en vertu de l’article 6 du décret du Gouvernement de la Communauté française du 24 juin 1996. Ce congé pour mission n’est possible qu’à mi-temps ou à temps-plein.

Les frais de personnel prendront pour référence les barèmes correspondant à la fonction lorsqu’assurée par du personnel de l’établissement.

Quel que soit le cas de figure, le personnel doit être imputé au coût réel.

Gestion administrative du projet

Chaque établissement peut déposer un projet. Le formulaire de candidature devra être signé par le/la Recteur/Rectrice, le/la Directeur/rice-Président/e ou par le/la Directeur/rice de l’établissement.

Le dépôt du projet via SUBside peut être réalisé par une personne mandatée.

Les droits de tirages (sommes mises à jour reprenant les 70% garantis et les 30% variables) ont été communiqués mi-octobre aux responsables d’établissements.

Les projets pourront débuter dès la publication des résultats au plus tard le 31 mars 2022 et se poursuivre jusque fin 2025.

Les projets en collaboration sont possibles. En plus de respecter les mêmes critères de recevabilité que des projets solo, la répartition des montants par établissement doit être en cohérence avec les droits de tirage de chacun.

Un canevas de contrat de collaboration est disponible dans les documents types sur Enseignement.be.

Et après ?

Un rapport financier est attendu en mars de chaque année de réalisation du projet. Un compte final, arrêté au plus tard au 31 décembre 2025, est transmis au plus tard le 31 mars 2026

Un rapport qualitatif est attendu en juin de chaque année jusqu’en 2026.

Un rapport qualitatif final est attendu à la fin du projet dans les deux mois de la fin du projet.

Les canevas des rapports annuels et finaux (qualité et financier) seront disponibles ultérieurement.

Un rapport financier est attendu en mars de chaque année de réalisation du projet. Un compte final, arrêté au plus tard au 31 décembre 2025, est transmis au plus tard le 31 mars 2026

Un rapport qualitatif est attendu en juin de chaque année jusqu’en 2026.

Un rapport qualitatif final est attendu à la fin du projet dans les deux mois de la fin du projet.

Les canevas des rapports annuels et finaux (qualité et financier) seront disponibles ultérieurement.

Un rapport qualitatif est attendu en juin et un rapport financier en mars de chaque année entre 2022 et 2026 par l’administration.

Les pièces justificatives doivent donc être conservées pour une période de sept ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit celle de la clôture définitive de l’exercice budgétaire et comptable. Si le projet se termine en 2025, les documents devront être conservés et disponibles à la demande jusqu’en 2033 (1er janvier 2026 + 7 ans = 2033).

Les canevas des rapports annuels et finaux (qualité et financier) seront disponibles ultérieurement.

Le montant dépensé doit rester compatible avec l’enveloppe accordée. La fluctuation des prix vous amènera peut-être à bénéficier de plus de matériel peut-être moins.

Lors de l’évaluation des dépenses projetées, des montants réalistes et actuels sont attendus.

Les pièces justificatives doivent donc être conservées pour une période de sept ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit celle de la clôture définitive de l’exercice budgétaire et comptable. Si le projet se termine en 2025, les documents devront être conservés et disponibles à la demande jusqu’en 2033 (1er janvier 2026 + 7 ans = 2033).

Les documents scannés ne sont pas considérés comme des originaux. Une version papier des documents originaux doit être conservée et mise à disposition en cas de contrôle.

N’hésitez pas à contacter l’équipe de suivi à l’adresse rrf.dgesvr@cfwb.be
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